Alcance de un proyecto: cómo establecer objetivos reales

La gestión de proyectos nos conduce a la creación de metodologías de trabajo para alcanzar objetivos trazados con un fin específico: obtener los mejores resultados. Para ello hay que priorizar los procesos de planificación, definición del alcance y desarrollo de cualquier proyecto.

Definir el alcance de tu proyecto te guiará a comprender cómo fortalecer metodologías aplicables al trabajo, a los planes de vida y a la consolidación de rutinas eficientes. Con estos conocimientos abrirás un camino a la meta y conquistarás espacios para establecer objetivos reales. ¡Vamos por más excelencia metodológica!

¿Qué es el alcance de un proyecto?

Un proyecto es una meta que quieres alcanzar a través de la aplicación de una metodología necesaria para el desarrollo de múltiples procesos en simultáneo. Ante todo debes ocuparte de que tu proyecto sea factible y eso implica definir el alcance de forma precisa, clara y con una ruta a seguir.

El alcance de un proyecto es la definición de objetivos mediante la planificación justificada que detalle a dónde quieres llegar y cuál es la razón por la que deseas llegar a esa meta específica y no a otra diferente. Por eso hay que definir cuál es el objetivo general y cuáles son los objetivos específicos que deseas alcanzar con el proyecto que aspiras desarrollar.

Si no defines este paso antes de comenzar cualquier proyecto existe una alta posibilidad de fracaso, mientras que si te aplicas previamente a estructurar la gestión del alcance del proyecto aumentarás la posibilidad de lograr los objetivos propuestos.

Por eso la gestión de proyectos o project management, en inglés, es realizada por un director de proyecto capacitado para organizar, planificar y asignar funciones al equipo involucrado con la intención de alinear los esfuerzos hacia el objetivo del proyecto.

Los objetivos SMART en la gestión de proyectos

Existen múltiples series de objetivos que aplican los gestores de la dirección del proyecto para agilizar sus tareas de planificación con la intención de mejorar los resultados en los proyectos que coordinan.

A continuación desarrollaremos la metodología de los objetivos SMART:

• Specific: esta cualidad en la metodología SMART nos invita a crear un criterio específico para el objetivo del proyecto que aspiramos desarrollar. Partir de esta base con la hoja de ruta clara te ayudará a limitar las fallas durante el proceso de ejecución del proyecto.

• Measurable: esta otra cualidad nos hace entender cuáles son los indicadores que te ayudarán a medir el alcance del proyecto. Llevar el alcance al terreno cuantitativo te ayuda a contextualizar aún más el propósito medible de nuestra planificación.

• Achievable: responde a la capacidad del proyecto para estar bajo parámetros alcanzables, apegados a la realidad de lo que necesitas y quieres desarrollar.

• Realistic: implica que un proyecto pueda ser factible, realista y aplicable con los recursos de los que dispones para alcanzar los objetivos específicos con alto nivel de efectividad.‍

• Time-related: con esta cualidad puedes definir el cronograma de actividades en un lapso de tiempo estipulado para cumplir con el alcance. El respeto a esta característica del proyecto te ayudará a tener más control sobre los diversos procesos que inciden durante la fase de ejecución del proyecto.

Paso a paso: ¿cómo definir el alcance del proyecto?

Antes del inicio del proyecto debes capacitarte y estar preparado para perseguir los objetivos del proyecto. Conoce el paso a paso necesario para que fortalezcas toda tu planificación estratégica y definas el alcance de tu proyecto con anticipación:

Definir el proyecto

En esta primera etapa del proceso como gestor de proyectos debes concretar cuál es la línea base del proyecto. Esta base está compuesta por algunos requisitos del proyecto que son el enunciado del alcance, la estructura de desglose del trabajo (EDT), el acta de constitución del proyecto  y el diccionario del proyecto.

Para definir el enunciado del alcance necesitarás las descripciones del producto o servicio que ofrecerás con el proyecto, el alcance del producto y también la descripción de los entregables. Además, necesitarás definir cuáles son los criterios de aceptación de tu producto o servicio.

Al definir la EDT creas la base para que los entregables del proyecto tengan tiempos de entrega definidos y procesos para su evaluación. Al final con el diccionario del proyecto solo debes integrar la parte técnica del desarrollo del proyecto donde expliques los tecnicismos de los entregables y el proceso de la EDT.

Establecer la metodología

Para esta instancia deberás asegurarte de contar con una ruta definida para el trabajo del proyecto, conocer cuántos recursos utilizarás en cada proceso del proyecto y los tiempos en los cuales los entregables han de estar disponibles.

Cuando necesitas cumplir un cronograma, estar a la deriva no es una solución efectiva. Para desarrollar la gestión de proyectos una de las cosas más importantes que debes aprender es que las dos herramientas más importantes de las que dispones son el tiempo y el dinero.

Además, una metodología robusta ayudará a agilizar el trabajo necesario para explotar al máximo los procesos que implican el proyecto.

Aclarar cuáles son los mecanismos de control

Con el propósito de comprender el ciclo de vida del proyecto debes crear mecanismos de control, realizar  seguimientos de las actividades y las fechas de entrega. Esto permitirá que el trabajo siempre mantenga un alto estándar de calidad, al mismo tiempo que evitas los retrasos y la corrupción del alcance del proyecto.

Los mecanismos de control parten de cumplir con una herramienta básica para los gerentes de proyecto como la declaración de alcance o statement of work (SOW), en inglés. Si su enunciado es claro, con ella se determina el ciclo de vida del proyecto y se hace la planificación estratégica del proyecto.

Gestionar y supervisar cada etapa del proyecto

La supervisión permite al gestor de proyectos mantener el orden para sí mismo y para todos los participantes del proyecto. Por ejemplo, el balance scorecard capacita al gestor para checar el desarrollo de las fases del proyecto y evaluar si las metas están siendo alcanzadas.

Esta es una tarea fundamental si el proyecto que está en desarrollo involucra a un agente externo (cliente) que necesite revisar los contenidos con un alto nivel de detalle para aprobarlos antes de su publicación.

Verificar el alcance

Al culminar todos estos pasos podrás verificar si desarrollaste el plan de gestión del alcance con el cual aspiras aplicar mejores dinámicas laborales o comerciales como director de un proyecto. Por eso comprobar el alcance resulta tan esencial como la idea del proyecto en sí misma

Beneficios de la definición del alcance del proyecto

Definir los alcances del proyecto es tan solo una parte del trabajo; ya que al tener una mejor posibilidad de planificar la estrategia podrás tener un mejor punto de vista al realizar el acta de constitución de tu empresa o en el resultado del proyecto que aspiras.

Por ejemplo, la guía «Project Management Body of Knowledge» (PMBOK) del Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) contempla estos principales beneficios.‍

1. Determinación clara de los límites del proyecto

Aclara cuáles son las responsabilidades de los integrantes del proyecto, los tiempos límites, la metodología de trabajo, qué hacer y qué no hacer según sea el caso. Como gestor puedes apoyarte en la aplicación de una matriz de asignación de responsabilidades (RACI), siglas en inglés, para que los integrantes sepan sus roles y funciones a desempeñar. 

Las siglas RACI representan a la responsabilidad (Responsible) otorgada a un integrante específico, la autoridad (Accountable) a la cual debe reportar los avances, el consultor (Consulted) que debe checar el cumplimiento de la responsabilidad en un rol opinativo como sujeto experto en la materia y finalmente el rol del integrante informado (Informed) es atendido bajo comunicación unidireccional para confirmar los avances en los procesos del proyecto.

2. Reducción de riesgos

Minimiza los aspectos que puedan ocasionar que el proyecto sea interrumpido por factores que están dentro de nuestro control o en la revisión de los clientes. Evita los gastos extras o la sobrecarga de trabajo de los integrantes del proyecto.

3. Planificación de recursos adecuada

Entender el flujo de los recursos da paso para aprender a administrarlos de forma más idónea. De ahí partimos a planificar su distribución, rendimiento y la aplicación de nuestros recursos para lograr una ejecución con alto estándar de calidad y minimización de la ralentización del proyecto. No olvides que los recursos humanos también son de vital importancia para la continuación del proyecto.

4. Cumplimiento de presupuestos asignados

Los presupuestos nos ayudan a consolidar la estructura  de costos, mantener el control de costos durante la ejecución y nos capacita para comprender cuáles son nuestros límites monetarios. Puedes apoyarte en la utilización del balance scorecard para hacerle seguimiento al cumplimiento del presupuesto. 

Una vez que tienes un presupuesto asignado, es de igual importancia establecer un seguimiento y control. Si quieres simplificar las finanzas de tu empresa, te recomendamos que considerar Clara para gestionar los gastos de tu negocio.

Clara ofrece herramientas para medianas y grandes empresas permitiendo un mejor control, personalización y automatización de sus finanzas.

5. Eliminar la corrupción del alcance

La corrupción del alcance del proyecto ocurre cuando los procesos están viciados de irregularidades que interrumpen las dinámicas del trabajo necesario, postergando los tiempos de entrega y retrasando el desarrollo general del proyecto. Si la dinámica está en esa situación, es hora de reflexionar y aplicar un cambio de hábitos.

Con el uso de un gráfico de barras horizontales o Diagrama de Gantt puedes visualizar mejor el cronograma de actividades y evitar la corrupción del alcance o de la ejecución del proyecto.

6. Permitir cambios controlados a través de un proceso formal

Los cambios sin planificación son potenciales enemigos de tu proyecto porque pueden retrasarlo o generar estrés en el equipo.  Por eso es esencial que establezcas una metodología para aplicar modificaciones con antelación (recomendable) o cambios de última hora (no recomendable).

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En definitiva, desarrollar el alcance de un proyecto es un talento innato para algunos, para otros puede ser el momento de adquirir múltiples aprendizajes como la planificación estratégica, mejores metodologías de trabajo y manejo de sistemas complejos. Si quieres aprender más sobre alcanzar objetivos a nivel profesional, conoce el Balanced scorecard, una herramienta digital que te ayuda a darle seguimiento a estas metas a un nivel ejecutivo.

Es tu momento de aprender a desarrollar estrategias y habilidades como un excelente gestor de proyectos formándote con los contenidos que desarrollamos en nuestro blog.