Habituados al uso de las herramientas digitales, no pensamos si aprovechamos su potencial por completo o si las estamos subestimando. Una cuenta de correo de Gmail esconde potencialidades claves para el usuario que utiliza esta herramienta con el fin de crear contenidos en formato digital, planificar una meta conjunta con su equipo o para enviar un correo electrónico con una capa extra de seguridad.
Si quieres aprender cómo explotar al máximo la usabilidad de Gmail, desbloquea tu actitud y anota los trucos necesarios para aplicar mejores herramientas comunicativas con tus equipos corporativos y nuevas empresas emergentes. ¡Reta tus capacidades con los mejores trucos!
Características de Gmail
Gmail es el servicio de correo electrónico de Google para incrementar la comunicación instantánea entre los usuarios que comparten información en tiempo real. Sus inicios parten en el año 2004 con la presentación de su versión beta, tres años más tarde (2007) se consolidó la versión definitiva y abierta para el registro masivo de usuarios.
Las estadísticas posicionaron a la plataforma gratuita como la más preferida en 2020 por los usuarios de mensajería instantánea vía correo electrónico, con 1.8 billones de usuarios registrados desde todos los lugares del mundo. La interfaz del correo está disponible en más de 100 idiomas, ofrece 15 gigabytes de almacenamiento y múltiples funcionalidades adicionales para aumentar la productividad transversal de un equipo.
Las tecnologías y negocios actuales han hecho de Gmail una herramienta de trabajo eficiente para los equipos interdisciplinarios de emprendedores que buscan posibles vías para mantener contacto con sus audiencias de marketing digital. Por ejemplo, durante 2022 al menos 92 % de las startups utilizan el servicio de correo como herramienta de trabajo en Estados Unidos.
La comunicación masiva basada en un click de distancia era una premisa imposible antes de la aparición de Gmail y de plataformas previas como Hotmail, actual Outlook, porque el envío de un correo era una tarea manual que podía tardar días o semanas en llegar a su destino.
Ahora con tu cuenta de Gmail puedes aplicar etiquetas, marcadores y filtros que brindan posibilidades de potenciar la bandeja de entrada de tu correo electrónico, automatizar diversas funciones y gozar de un servicio integral con el cual resulta fácil organizar el trabajo a diario.
Además, Google decidió vincular de forma predeterminada todas sus otras herramientas de almacenamiento (Google Drive), planificación (Google Calendar), agenda (Keep), entre otros, con la cuenta de Gmail de cada usuario registrado en la plataforma. Con esto se logra compartir potenciales beneficios por explorar, y a nosotros nos toca explotar al máximo los mejores trucos de Gmail.
Trucos de Gmail
Una dirección de correo electrónico vinculada a Google nos otorga la posibilidad de utilizar diferentes funcionalidades que nos ayudan a crear estrategias de marketing más certeras con nuestras audiencias. Sacar el máximo provecho de estas funcionalidades no es tarea fácil, pero aquí están unos trucos claves para lograrlo:
Reducir los correos de Spam
Puedes bloquear a los nombres de usuario que te envían cantidades excesivas de correos electrónicos a tu bandeja de entrada, además puedes gestionar los filtros de spam.
Desde la en la parte superior derecha de la pantalla accedemos a ‘Configuración’ (ícono de engranaje), ‘Ver toda la configuración’, ‘Filtros y Direcciones Bloqueadas’ y luego ‘Crear nuevo filtro’. Funciona para disminuir la cantidad de spam de varias direcciones de correos de terceros o para gestionar las direcciones de correo bloqueadas en la pestaña inferior de esta misma sección.
Configuración de pestañas
Esta funcionalidad de Gmail prioriza la distribución de tus correos electrónicos según su categoría: bandeja principal, seguida por alguna otra bandeja de tu preferencia. Las categorías son: ‘Social’ para redes sociales, la de ‘Promociones’ para marcas y páginas web que sigas, ‘Foros’ y ‘Notificaciones’. Con ellas puedes personalizar la visibilidad de tus correos como lo desees.
Selecciona cuáles son las categorías que quieres activar. Entra a ‘Configuración’, ‘Etiquetas’ y en la parte inferior consigues el apartado de ‘Categorías’. Puedes modificar un acceso directo a las categorías y etiquetas para la bandeja principal si presionas ‘mostrar’ en la columna de etiquetas, pero también puedes modificar si quieres la categorización en los mensajes al presionar ‘mostrar’ en la columna de mensajes ubicada en el lado derecho.
Agregar etiquetas y subetiquetas
Determina nombres diferentes para separar tus correos en carpetas independientes y puedes categorizarlas por temas, clientes o equipos de trabajo. Con estas funcionalidades llenarás tu correo con muchos colores para personalizar cada etiqueta o subetiqueta con tus colores preferidos.
Accede a esta funcionalidad de forma sencilla a través del menú principal en la barra lateral ubicada en lado izquierdo de la pantalla. El menú comienza con la bandeja de ‘Recibidos’ y culmina con la sección ‘Crear una nueva etiqueta’, presiona en ella y crea tu etiqueta de preferencia. También puedes gestionar todas tus etiquetas a través del panel de ‘Configuración’.
Para crear una subetiqueta: presiona el botón crear etiqueta nueva, ponle nombre a tu nueva etiqueta, marca la casilla ‘Anidar etiqueta dentro de:’ y mediante el menú desplegable selecciona la etiqueta en la cual deseas integrar tu subetiqueta. Por ejemplo, supongamos que tu etiqueta ‘trabajo’ tiene dos subetiquetas: ‘marketing’ relativa a tu equipo de trabajo y ‘proyecto #1.2.3’ referente al proyecto que tengan en desarrollo. Organización y practicidad ¿lo ves?
Filtrar para automatizar acciones
Si aprendiste a reducir la cantidad de spam en tu correo, también puedes crear un filtro para indicarle a Gmail a cuál pestaña o etiqueta debe enviar los correos entrantes. Así gestionas de forma automática la recepción de los correos urgentes y con alta prioridad por encima de los correos que puedes dejar en un segundo plano.
Entra en ‘Configuración’, ‘Filtros y direcciones bloqueadas’, ‘Crear un nuevo filtro’ y ajusta según tus necesidades. Puedes definir el usuario que te enviará el correo, tu cuenta como destinatario, palabras claves en el cuerpo del correo e incluso definir las categorías, etiquetas y otros criterios de clasificación para la recepción de tus e-mails de forma más organizada.
Establecer un retardo y deshacer envío de correo
Esta opción es genial si necesitas hacer correcciones antes del envío de un correo o cancelar un correo por salir. Para configurar el lapso de tiempo de retardo de envío necesitas entrar a ‘Configuración’, pulsa la pestaña ‘General’ y busca la casilla ‘Deshacer envío’, ahí seleccionas el tiempo de retardo de envío del correo entre 5 y 30 segundos.
A modo de sugerencia recuerda siempre revisar tus correos un par de veces antes de enviarlos, una edición definitiva se logra con pasos previos.
Usar estrellas para marcar la prioridad
Este truco es ideal para tener a mano los correos más importantes. Puedes gestionar que los correos de un cliente lleguen a la bandeja principal de tu cuenta de correo electrónico con una estrella que resaltará la relevancia que le otorgues, según el color de la estrella entre tus correos más importantes.
Define la prioridad para tu bandeja de entrada. Entra a ‘Configuración’, pestaña ‘General’, sección ‘Estrellas’ y selecciona las de tu preferencia. Dispones de 5 colores de estrellas y 6 estrellas especiales que puedes aplicar, por ejemplo, para destacar una información sobre otra (!), para marcar una serie de correos referentes a tu lista de cosas por hacer (✔) o para marcar un hilo de correos sobre preguntas y respuestas de tus servicios (?).
Establecer respuestas standard
Si envías correos similares, puedes guardar los modelos de los correos como plantillas. Habilita la función en ‘Configuración’, pestaña ‘Avanzadas’ o ‘Labs’, sección ‘Plantillas’ y marca la opción ‘Habilitar’.
Luego redacta un correo; junto a la barra de herramientas que tienes en la pestaña de redacción hay un botón de tres puntos que es el de ‘Más opciones’, presiona el botón y ve a la sección ‘Plantillas’, abre el menú y presiona ‘Guardar borrador como plantilla’. Luego finaliza al presionar ‘Guardar como nueva plantilla’. La tendrás disponible para cuando redactes un nuevo correo.
Personalizar tu pantalla de Gmail
Establece cómo ver la interfaz de tu bandeja de entrada: puedes escoger un fondo de tu color favorito, alguna fotografía del cielo durante la noche o algún otro tema predeterminado para la visualización de la apariencia de tu cuenta. Ingresa a esta funcionalidad en ‘Configuración’, ‘Temas’, personaliza tu estilo o sube tu propia imagen de fondo. Todo se vale al adaptarlo a tu gusto.
Crear una lista de tareas
Utiliza Gmail para organizar tu trabajo relacionado con la recepción y envío de correos importantes. Prioriza los correos por un orden de llegada, de importancia o de utilidad, pero ten a mano tu lista de tareas para que no se te pase ningún mail desapercibido.
Al recibir un correo en tu bandeja de entrada puedes hacer click derecho sobre él y añadirlo de forma instantánea a tu lista de tareas pendientes al presionar la opción ‘Agregar a Tasks’. Con la ayuda del complemento de Google puedes establecer un orden de prioridad para tus respuestas, sin dejar de considerar a los otros usuarios.
Anular suscripciones con un solo click
Con un solo botón puedes ‘Anular suscripción’ de los newsletter o campañas de e-mail marketing de marcas que seguías y ya no te interesan. Mediante la barra de búsqueda puedes averiguar cuáles son los correos de contenido promocional que ya no quieres consumir y algunos correos te darán la posibilidad de presionar el tan esperado botón.
Escribe el nombre de la marca en la barra de búsqueda, te aparecerán todos los correos enviados por la marca, entra en cualquiera de ellos y te aparece el botón ‘Anular suscripción’. junto al nombre de usuario del emisor del correo.
Indicadores personales
Verifica si de verdad te enviaron un correo solo a ti, si lo enviaron con copia oculta a un tercero o mediante una lista de difusión. Activa esta opción en el menú: ‘Configuración’, ve a ‘General’, luego a ‘Indicadores de nivel personal’ y presiona ‘Mostrar indicadores’. La configuración no aplica para los correos recibidos previamente.
Servicio de chat y videollamadas
Realiza reuniones personales o grupales desde tu correo electrónico con Hangouts y Meet, dos herramientas funcionales para organizar al mismo tiempo a un grupo de forma remota.
Un truco interesante de este par de funcionalidades es que puedes desactivarlas si no las quieres; una capa extra de protección a la privacidad para los más introvertidos. Ambas están en la parte inferior del lado izquierdo de la bandeja de entrada y las puedes desactivar en ‘Configuración’, ‘Chat y Meet’, en la sección ‘Chat’ presionas la opción ‘Desactivado’ y en la sección ‘Meet’ marcas la opción ‘Ocultar la sección ‘Reunirse’ en el menú principal’.
Conoce trucos sobre cómo tener videollamadas efectivas.
Archivar correos
¿Terminas con un cliente y quieres guardar los correos? Esta nueva función de la configuración de Gmail ayuda a que conversaciones duraderas con un cliente sean almacenadas de forma segura en tu cuenta.
Aplica para un hilo correo con muchas respuestas entre sí o para un conjunto de correos que selecciones para luego guardar. Selecciona lo que quieras conservar, dale al botón ‘Enviar’ y luego ‘Archivar’.
Habilitar el acceso al correo
Si necesitas que un tercero te asista para monitorear la actividad de la cuenta o el flujo de tus correos electrónicos recibidos, desde el engranaje de ‘Configuración’, ubicado en la barra de herramientas, puedes habilitar el acceso a tu colaborador.
Entra a la pestaña de ‘Cuentas’, ve a la sección ‘Consultar correo de otras cuentas’ y desde ahí puedes aprovechar la funcionalidad para agregar otra cuenta de correo que te ayuden a mantener el orden en equipo.
Agrega emojis y archivos adjuntos
Haz una presentación con mucha información un poco más divertida con esta práctica funcionalidad. Puede ayudarte a evitar el tedio ante las audiencias que te leen o ante una comunicación semi formal para tu equipo.
Por ejemplo, en las campañas de marketing podrías analizar si el uso de los emojis suma puntos con la audiencia que consume tus servicios, ellos también se pueden identificar.
Añadir archivos adjuntos también puede ser un plus para tus correos electrónicos, dependiendo de cómo los apliques. Ambas funcionalidades las ubicas en la barra de herramientas de texto que encuentras en la parte inferior al redactar un correo.
Contestador automático
Ve a ‘Configuración’ en la esquina superior derecha, pestaña ‘General’, sección ‘Respuesta automática’. Marca la opción ‘Respuesta automática activada’, define el asunto de tu ausencia o el asunto de tu respuesta. Planifica el tiempo que dejarás activas las respuestas automatizadas para cuando te vayas de vacaciones, fechas festivas como San Valentín o Navidad y define tu mensaje conciso.
Redacta tus respuestas con antelación para que no tengan el formato comunicacional de un robot con inteligencia artificial. Sé auténtico e idea respuestas creativas para quienes te contacten vía correo.
Mirar tu correo sin conexión utilizando Gmail offline
En la configuración habilita esta opción y elige la cantidad de días para tener los correos disponibles en esta opción. Puedes gestionar tus correos a través de la barra de búsqueda y ponerte al día con los pendientes.
Dato importante: algunos correos electrónicos corporativos asociados a Gmail no cuentan con esta funcionalidad si no está habilitada por el administrador.
Liberar espacio usando el comando size
Borra tus archivos más pesados con un solo click. Sí, en verdad es así de simple. Cuando tu correo comienza a saturarse porque ya ocupaste los 15 Gb de almacenamiento, tienes dos opciones: borrar correos pesados o un correo nuevo. Seguro que te quedas con tu correo viejito, ¿verdad?
Deja tu correo como nuevo con la herramienta size (tamaño en inglés), que encuentras en la barra de búsqueda con el botón de ‘Mostrar más opciones de búsqueda’. En ‘Tamaño’ defines el peso del correo o archivo adjunto en ‘Megabytes’, ‘Kilobytes’, o ‘Bytes’ y así seleccionarlos para eliminarlos por completo. Si los envías a la papelera, se quedarán igual ocupando el espacio por 30 días hasta que se borran solos.
Sistema Smart Compose
Una forma de autocompletado automático basado en las predicciones de escritura de la inteligencia artificial de Google que nos puede guiar a redactar mejores e-mails, si conservamos activa la función de ‘Personalización de redacción inteligente’. Si no es de tu agrado, puedes desactivarlo desde ‘Configuración’, pestaña ‘General’, vas a la sección ‘Redacción inteligente’ y ‘Personalización de redacción inteligente’.
Agregar complementos
Desde un navegador como Chrome puedes ingresar en la versión web, ahí verás un icono punteado en forma cuadrada en el extremo derecho de la pantalla principal. Presiona para acceder a múltiples complementos como Google Drive, Google Traductor, Formularios, Sheets y más herramientas.
Mediante el panel lateral derecho puedes gestionar tu correo con Calendar, Keep, Tasks y Contactos todas funcionalidades del servicio para integrar una experiencia única al usuario. Puedes añadir otros complementos presionando el botón ‘+’ y navegar en el Google Workspace Marketplace para encontrar otras herramientas que se adapten a las necesidades de tu equipo.
Un dato de supervivencia es guardar tus contactos de Android o Ios en tu dirección de correo. Evita dejarlos en la tarjeta SIM de tu celular. Hazlo a través de ‘Contactos’, luego ‘Cuentas e importación’ y al final ‘Importar contactos’. También puedes dejar como función predeterminada el guardado de tus contactos en la cuenta de Gmail desde tu celular.
Un truco extra de Gmail: los atajos de teclado
Entre los trucos de Gmail menos conocidos están los atajos de teclado, que vienen predeterminados, pero que también puedes personalizar a tu comodidad. La lista de atajos de teclado de Gmail está disponible usando la combinación de teclas Shift + ? y puedes usarlas en Windows o Mac, si las habilitas desde los ajustes.
Google te detalla todas las combinaciones de teclas disponibles y actualizadas para las siguientes funciones:
- Redacción y chat
- Formato del texto
- Acciones
- Hangouts
- Ir a…
- Selección en la lista de conversaciones
- Navegación
- Aplicación
Con el uso de los atajos de teclado puedes maximizar el rendimiento y productividad de tu equipo al crear dinámicas más sencillas para la automatización y especialización de tareas grupales.
El servicio de Gmail.com ha demostrado una superación considerable ante su mayor competidor Outlook, de Microsoft, quienes han perdido relevancia porque quedaron desactualizados frente a las innovaciones de Google. Con los años las mejoras técnicas son notorias para los usuarios que frecuentan este servicio de mensajería inmediata para trabajar, estudiar o emprender un negocio.
Si te interesa conocer consejos para redactar correos informales y formales, lee nuestra guía con 16 tips para correos electrónicos.
Y es que resulta tan sencillo: escoger un nombre de usuario para tu correo electrónico, pensar en una contraseña fácil de recordar (y con un alto nivel de seguridad), registrar tus datos personales y listo. Así de rápido creas un correo para tu proyecto.
El correo electrónico revolucionó el marketing al ser de las primeras estrategias aplicadas de forma digital, y aún sigue vigente para fidelizar y alcanzar mejores audiencias. Lee más contenidos en nuestro blog y ¡sigue sumando conocimientos para superarte!
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