Actualmente, uno de los medios de comunicación más utilizados es el correo electrónico. Ya sea por un asunto de trabajo, por los estudios o simplemente para saludar a un familiar lejano, es más que claro que los correos electrónicos son muy útiles y versátiles. Pero precisamente por ello es necesario saber redactarlos de manera apropiada.
El lenguaje escrito puede prestarse a malas interpretaciones si no sigue una serie de normas. A continuación, te dejamos unos tips que te ayudarán a que tus correos electrónicos sean los más efectivos. ¡Manos a la obra!
Tipos de correos electrónicos
Al redactar un correo electrónico o email, lo primero que debes tener en mente es a quién te diriges y con qué propósito, pues esto va a determinar el tono que utilizas al escribir.
En este contexto, podemos hablar de dos tipos de email: los profesionales o formales, y los personales o informales. Y lo que hace que un correo electrónico sea personal o profesional son precisamente los dos elementos que mencionamos: a quién está dirigido y con qué finalidad.
Correo electrónico formal o profesional
Se trata de aquellos que escribimos, por ejemplo, cuando buscamos una entrevista de trabajo o para informar a un jefe los avances de un proyecto. Cuando se escribe un email profesional es necesario seguir ciertos protocolos para que la comunicación se lleve a cabo de forma correcta y efectiva.
Correo electrónico informal o personal
Cuando tratamos con amigos y familiares, desarrollamos patrones de comunicación que sólo son comprensibles dentro de ese grupo. Por ello, si le escribes a un allegado, es ideal que evites hacer el texto demasiado formal, pues esto haría que se sienta impersonal, como si lo escribiera un robot.
Los 12 mejores tips para redactar un correo electrónico formal más efectivo
A continuación te dejamos una lista con los 12 consejos que debes tomar en cuenta para escribir buenos correos electrónicos formales:
1. Piensa antes de escribir
Antes de comenzar a redactar debes tener claro el propósito del correo, así como la estructura que le darás (es decir, si usarás un formato por párrafos o más bien aprovecharás recursos como las listas y viñetas).
2. Sé breve
Todos recibimos demasiados correos, y nuestras bandejas de entrada suelen estar llenas siempre. Por ello, para que un correo sea efectivo debe tener la cantidad justa de texto para contener toda la información que quieres transmitir sin que sea tedioso o redundante.
3. Sé claro y preciso
El correo debe ser fácil de leer y entender, pero además debes asegurarte de explicar la razón por la que escribes y lo que esperas obtener. Para lograr esto puedes valerte de recursos como la pirámide invertida del periodismo y colocar la información principal (qué, quién, cuándo, dónde, cómo y por qué) al inicio del correo, asegurando así que no será pasada por alto en medio de los detalles superfluos.
4. Usa un tono formal
Cuando vas a tratar temas de la oficina o si te diriges a un profesor o superior, lo mejor es evitar ser irónico o valerte del humor, pues en un texto escrito es poco probable que el lector comprenda que se trata de una broma y puede llevar a malas interpretaciones. Adicionalmente, ten en cuenta que es poco probable que al receptor le agrade recibir un email con un tono bromista en el contexto del trabajo.
5. Sé educado y cordial
Los correos electrónicos formales deben tener una estructura básica que incluye un saludo inicial, el contenido del correo como tal y una despedida al final. Lo ideal es que en el saludo utilices el nombre de la persona a quien va dirigido el correo, y que la despedida tenga al final tus datos y los de la empresa o institución (incluso puedes incluir aquí sus redes sociales). Así mismo, recuerda siempre usar “por favor” y “gracias” cuando sea necesario
6. Evita los errores ortográficos y de gramática
No hay nada peor que recibir un correo electrónico con faltas de ortografía, o con una redacción que dificulta la comprensión del mismo. Por otro lado, sería muy vergonzoso que alguien te señale que enviaste un email con errores de este tipo.
Existen herramientas para ayudarte con esta tarea. Algo tan sencillo como un corrector de texto es suficiente, y usualmente vienen integrados en la interfaz del correo electrónico. Sólo debes estar atento a los términos que remarca y a las sugerencias que hace.
7. Evita distractores
Utilizar mayúsculas sostenidas, negritas, signos de exclamación, colores o emoticonos puede desviar la atención del lector del punto central del email. Por lo tanto, es preferible evitar utilizar estos recursos en un correo formal.
8. Elige un título apropiado
El asunto del correo es una de las partes más importantes, pues resume la intención del mismo y le da al receptor una idea de su contenido. Por ello, es recomendable elegir el asunto después de haber redactado el correo, para que exprese la idea principal del mismo.
Muchas veces colocamos “urgente” o “prioridad” en el asunto para tratar de llamar la atención del receptor y lograr una pronta respuesta, pero no es del todo apropiado. Si el mensaje es realmente urgente, es preferible realizar una llamada telefónica.
9. Elige a los destinatarios
Es ideal limitar los destinatarios a aquellas personas que realmente deben conocer la información que se está enviando. Así evitamos sobrecargar a personas que no les corresponde.
Otro aspecto importante es saber usar los distintos campos de dirección, que son «Para» (algunas veces aparece como «A»), «CC» y «CCO». Cada uno tiene un propósito particular:
- Para: en este campo debes colocar la persona a quien diriges el correo. Incluso, si son varios destinatarios, podrían estar incluidos todos en este espacio.
- CC: es la abreviatura de «con copia», y se utiliza cuando, además de los destinatarios del email, hay personas que podrían estar interesadas recibir una copia de la información. Quienes están en este campo no son tratados directamente, y no se espera una respuesta de ellos.
- CCO: la letra «O» en este caso hace referencia a que los destinatarios agregados en este campo permanecerán ocultos a los demás. Suele usarse para proteger los datos de los receptores, como por ejemplo los newsletter o correos promocionales.
10. No abuses de los archivos adjuntos
Los archivos adjuntos son una herramienta muy útil, pero debe saber usarse de la mejor manera. Trata de utilizar formatos compatibles con la mayoría de los dispositivos (como PDF) y de que no sean excesivamente pesados, esto mejorará la experiencia de usuario de quien lo recibe.
11. Revisa antes de enviar
Siempre es conveniente releer todo el correo al finalizar la redacción del mismo, asegurando que no haya faltas de ortografía, que el tono sea apropiado y que los archivos adjuntos son los adecuados, etc. Básicamente, lo ideal es revisar una última vez antes de enviar el correo que se han cumplido todos los puntos anteriores.
12. Tiempo de respuesta
No existe un tiempo ideal para responder a los correos electrónicos. No debes esperar una respuesta inmediata, por lo que si enviaste un email y aún no te han contestado, debes tener paciencia y no atiborrar al receptor de correos. Así mismo, existen herramientas que te permiten programar respuestas automáticas si así lo deseas.
Cada uno de estos tips es un detalle que puede ayudarte a pulir la manera en que escribes un email profesional y dar siempre una buena impresión. Como lo explica James Clear, la manera más sencilla de obtener grandes ganancias, es evitar las pequeñas pérdidas.
Checklist para revisar antes de enviar un correo electrónico formal
No hay nada peor que enviar un correo profesional con un error, del tipo que sea. No importa si se trata de un email enviado a un profesor de pregrado con un trabajo, si es un informe sobre el avance de un proyecto o un curriculum para solicitar una entrevista de trabajo. Nunca está de más revisar que el correo electrónico sea lo mejor posible.
Por ello, a continuación te dejamos una lista de cotejo para que revises todos los detalles antes de enviar un correo importante:
- ¿Las direcciones de correo de los receptores están correctamente escritas?
- ¿La línea de asunto tiene un título adecuado?
- ¿Los nombres del saludo están escritos apropiadamente?
- ¿La información es clara y concisa? ¿Podría hacerse más breve?
- ¿Hay errores ortográficos u oraciones que no se entienden bien?
- ¿Los signos de puntuación fueron bien utilizados?
- ¿Los datos del remitente son correctos y están completos?
- ¿Los archivos adjuntos son los correctos?
Si todo lo anterior ha sido revisado y está en orden, el correo electrónico está listo para ser enviado. Puede ser algo tedioso de hacer, pero ser organizado y meticuloso te ayudará a enviar correos electrónicos más apropiados y efectivos.
4 tips para redactar mejores correos electrónicos informales
Los correos informales se hacen siguiendo la misma estructura de un email profesional (saludo, contenido, despedida y firma), pero con mucha más libertad. En general, cuando se escribe un correo personal las normas son mucho más laxas, puedes usar emoticonos, jerga y otros recursos que en un correo electrónico formal no estarían bien vistos.
A continuación te dejamos algunas recomendaciones para que tus emails personales sean más frescos y amigables:
13. Actúa natural
No es necesario que utilices palabras complicadas o elegantes. Elige términos que usarías normalmente cuando hablas con la persona a quien le escribes, eso lo hará más ameno.
14. Evita las formalidades
Si le escribimos a un amigo o familiar, queremos hacer todo lo contrario que en un email profesional. Si eres demasiado formal, el texto se torna impersonal y hace más difícil que el destinatario se sienta cómodo con su lectura.
15. Adjunta lo que necesites
Envía fotos, archivos, links y todo lo que quieras. Este canal de comunicación puede soportar cualquier cosa que quieras hacerle llegar al destinatario.
16. Toma las reglas como sugerencias
Todo es válido cuando tienes un vínculo afectivo, así que puedes olvidar incluso reglas de ortografía y gramaticales, siempre y cuando sea un lenguaje que el receptor entenderá.
Al final del día, el secreto está en saber el contexto en que se está escribiendo el correo electrónico y a quién está dirigido. Si esta información está clara, no será complicado elegir el tono y el nivel de formalidad que debemos usar para redactarlo y lograr una comunicación efectiva.
Aprende más tips sobre herramientas y procesos corporativos en nuestro blog.
served
to Webflow
experience
in Webflow
