¿Te has sentido abrumado con la cantidad de trabajo, reuniones o reportes a enviar? Esto es algo sumamente común, especialmente para aquellas personas que se dedican al teletrabajo. Afortunadamente, existen novedosas aplicaciones que pueden ayudarte, y una de ellas es Google Calendar.
En Meaningful somos “power users” de Google Calendar y aquí te traemos una lista de nuestros 43 trucos favoritos que debes conocer para sacarle todo el potencial a esta aplicación de Google. ¡Comencemos!
Qué es Google Calendar
Google Calendar es una herramienta muy versátil y de gran utilidad para ayudarte a organizar tus actividades, ya sean laborales o personales. La base de la organización son los eventos que puedes crear.
Una de las cosas a tener en cuenta al crear un evento es que sepas todos los detalles que puedes agregarle para que se adapte mejor a ti. Te explicamos en el siguiente apartado.
Llena los detalles de tu evento
Es importante que conozcas cómo colocar los aspectos que puedes puntualizar para tener clara la información de tu evento. Algunos de estos detalles son:
Ponle nombre con el autorrelleno inteligente
Al llenar y colocar el nombre a tu evento, Google te irá sugiriendo palabras en base a lo que escribes para ahorrar tiempo. Por ejemplo, si escribes «llamar», Google te podría sugerir «llamar a jefe» o «llamar a mamá».
Elige un horario
Justo debajo del título del evento, encontrarás una serie de cuadros pequeños donde debes colocar la fecha y hora del inicio y final del evento.
Eventos repetidos
Junto con las opciones de horario y fecha de la reunión, vas a encontrar un cuadro pequeño que dice «No se repite», haz clic en él y personalízalo. De esta manera, si un evento se lleva a cabo constantemente, no tendrás que crearlo una y otra vez.
Añade la dirección
Ve a la sección «Detalles del evento». Al hacer clic en «Añadir ubicación», Google Calendar se conectará a Google Maps para obtener tu dirección exacta. Si no te encuentras en el punto de la reunión, cancela y escribe el nombre o dirección para que Google Maps la encuentre.
Así las otras personas con las que compartiste la invitación podrán ver la dirección precisa en el mapa de Google.
Invita a quien quieras
A la derecha encontrarás la barra de «Invitados», allí debes añadir las direcciones de correo de aquellos que quieras invitar.
- Lista Privada o no: puedes establecer que solo las personas a quien enviaste la información puedan acceder al evento, esto se conoce como lista privada. Si la dejas abierta, cualquier persona con el enlace podría participar.
Adjunta archivos
Puedes añadir un sinfín de archivos a la descripción del evento. Adicionalmente si este evento se hará en línea, puedes cliquear dentro de las configuraciones donde dice «Videoconferencia», colocar el link del Zoom, Google Meet o Discord, y cuando las personas cliqueen este evento serán llevados a la reunión de inmediato.
Pide que te recuerde cuando es
Marca en la opción de «Notificaciones». Allí verás una opción para que se envíen a tu correo electrónico. Éstas pueden ser enviadas desde 10-30 minutos hasta 1-2 días antes del evento. Todo lo programas tú, y puedes colocar múltiples recordatorios.
Haz que tu evento sea privado
Usualmente en los ambientes de trabajo, otras personas tienen acceso al calendario que diseñaste en la plataforma. Cuando deseas que este evento no sea visto por quienes ven tu calendario, tienes que presionar la opción de «Visibilidad predeterminada» en las configuraciones y hacer la modificación.
Trucos para configurar tu calendario
A continuación una lista de trucos para que configures el calendario a tu beneficio.
Arrastra un evento para cambiarlo de fecha
En el calendario se marcarán todos los eventos que creaste. Si quieres cambiar de fecha, no es necesario entrar a la configuración del evento, tan solo debes pisarlo y arrastrarlo a otro día para modificar la fecha.
Elimina eventos
Es muy sencillo, haz clic derecho sobre el evento y presiona la opción que dice «Eliminar». Rápido y sencillo. Igualmente, con la misma tecla también puedes borrar únicamente el evento seleccionado, todos los posteriores o todos los eventos del calendario.
Recupera eventos eliminados
Arriba a la derecha, haz clic en «Configuración», luego «Papelera» y así accederás a los eventos eliminados de este calendario. Para restaurar un evento individual, haz clic en «Restaurar».
Duplica eventos
Cuando seleccionas un evento, en su menú donde dice «Más acciones» debería aparecer la opción de «Duplicar», ésta se utiliza con la finalidad copiar y pegar el mismo evento en otro calendario, sea de la misma cuenta o no.
Añade cumpleaños y festivos automáticamente
Si tienes las fechas de cumpleaños guardadas en tu celular, puedes enlazarlo al Google Calendar para que te aparezcan inmediatamente. Si no es el caso, tendrías que ir a «Ajustes» y en «Festivos» seleccionar cada fecha y escribir a qué corresponde ese día.
También puedes colocar un color específico para los cumpleaños, para que así cuando veas ese color, diferenciarás rápidamente qué días son reuniones de trabajo, entrega de proyectos, cumpleaños o feriados. Procura de igual forma dejar una descripción para que no olvides de quién es el cumpleaños.
Crea un código de colores
Dentro de la pestaña de «Diseño» encontrarás la opción para configurar. Desplázate hacia abajo donde dice «Colores del evento». De igual forma, si seleccionas cada evento con clic derecho, te aparecerá la opción de cambiarle de color fácil y rápidamente.
Usa el modo oscuro
Para los que no lo saben, el modo oscuro es una configuración disponible en la mayoría de celulares y aplicaciones, donde el fondo y los colores son en escala de negro y grises.
Esto hace la experiencia más agradable cuando ves el celular de noche, o para aquellos que no les gusta tanto el blanco. Adicionalmente, disminuye levemente el consumo de batería y molestias en los ojos. Pruébalo y descubre si te funciona.
Para activarlo debes ir a «Ajustes» en la aplicación, presionar «General» y verás la opción de «Tema de pantalla». Presiónalo y selecciona «Tema oscuro».
Quítale brillo a los eventos pasados
En «Configuración», dentro de «General», encontrarás el menú «Opciones de Visualización». Allí tendrás disponibles distintas funciones, como resaltar fines de semana, mostrar eventos rechazados y, por supuesto, reducir el brillo de eventos pasados.
Elige la forma en que visualizas tu calendario
En la parte superior derecha del cuadro de «Vista del calendario», puedes elegir cuántos días se muestran en la vista de tu calendario. Puedes seleccionar la opción que más te convenga en la parte superior del calendario.
Haz clic en la flecha hacia abajo y elige una opción. Puedes consultar un calendario por día, semana, mes o año, ocultar o mostrar fines de semana y ocultar o mostrar eventos rechazados.
Muéstralo en tu página web
Puedes agregar una versión interactiva de tu calendario a tu sitio web, así como habilitar la opción para que los visitantes del sitio puedan guardar los eventos del calendario. Para esto es necesario una computadora, pues no funciona desde dispositivos móviles.
Vas a abrir Google Calendar, y en la esquina superior derecha, haz clic en «Configuración». A la izquierda de la pantalla, haz clic en el nombre del calendario que deseas incorporar.
En la sección «Integrar calendario», copia el código iframe que aparece. Debajo del código de incorporación, haz clic en «Personalizar». Elige las opciones que desees y luego copia el código HTML que aparece.
Recuerda que para que este sea visible por todas las personas, debes hacerlo público. Para ello, ve a tu evento y presiona en «Más acciones» y luego selecciona «Publicar evento». En esta ventana, copia el código HTML que aparece. Abre tu editor de sitios web y pega el código donde quieres que aparezca el botón del evento.
Cambia tu zona horaria
Si eres una persona que está viajando constantemente, esta función se hace indispensable para evitar confusiones. En la lista de calendarios a la izquierda, presiona el botón de flecha hacia abajo junto al calendario correspondiente y, a continuación, selecciona «Configuración del calendario».
En la sección «Zona horaria del calendario», elige la zona horaria del calendario en el menú desplegable y haz clic en «Guardar».
Crea eventos en horarios sugeridos
Sin lugar a dudas lo mejor de esta plataforma es que puedes sincronizar y conocer los calendarios de tus compañeros de trabajo, gracias a la casilla de «Horarios Sugeridos».
Al hacer clic sobre ésta, te toparás con los horarios donde tus compañeros no tienen eventos, viendo así en qué oportunidades se puede hacer una reunión o videollamada donde todos puedan asistir.
Establece un horario laboral
En «Configuraciones» (esquina superior derecha), encontrarás la casilla de «Horario laboral». Al activarla, debes colocar qué días y en qué horario trabajas, con el fin de que no se te asignen eventos fuera de tu horario establecido.
Comprueba disponibilidad para un evento
En la sección de «Invitados», puedes ver una opción que dice «Ver horarios», así no tienes una visión general de las horas de todo el equipo como cuando ves horarios sugeridos, sino que ves el horario de una persona en particular.
Cambia la duración predeterminada de los eventos
Predeterminadamente, los eventos vienen con un tiempo de 60 minutos, pero esto puede modificarse.
En Meaningful optamos por una duración predeterminada de 30 minutos para aprovechar nuestro tiempo al máximo y evitar así caer en la trampa de la Ley de Parkinson.
En el menú lateral izquierdo, haz clic donde dice «Ajustes», allí encontrarás opciones generales y la opción de «Duración Predeterminada». Allí puedes establecer tiempos de entre 15 a 120 minutos.
Aprovecha el buscador interno
Es posible que a veces te sea difícil recordar o encontrar cuándo tenías asignada una tarea o reunión concreta, especialmente si estás sobrecargado de trabajo. Por eso es útil conocer el buscador interno de la aplicación, que se encuentra en la parte superior de la web, al lado de «Ayuda» o en el menú lateral si estás desde un móvil.
Para optimizar esta función, procura colocar como título de los eventos palabras claves que puedas recordar cuando necesites hacer la búsqueda.
Personaliza tus notificaciones y recordatorios
Arriba a la izquierda, en el menú dentro de «Ajustes» y luego en «General» te toparás con la sección de «Notificaciones», donde puedes especificar cuándo quieres que te lleguen, que mensaje recibir, entre otras cosas.
Recibe un email con tu agenda del día
Una de las mejores maneras de no olvidar nada, es recibir cada mañana la lista de cosas pendientes por hacer en el día en un correo electrónico. Para ello, debes ver las opciones del menú a la izquierda, donde dice «Reuniones» presiona los tres puntos y haz clic en «Configurar» y luego en «compartir».
Allí debes encontrar una sección que dice «Notificaciones de eventos», donde podrás activar la agenda diaria.
Posponer notificaciones desde Chrome
Debes ir al menú de configuraciones de Chrome. Allí vas a la sección de «Seguridad y privacidad», dentro de este haces clic en «Configuración del sitio» para toparte con la casilla de «Notificaciones».
Si como nosotros usas Chrome para todo, ¡nuestro artículo sobre trucos para Chrome seguro te suma!
A continuación, haz clic en el enlace «Configuración del sitio». En la sección «Permitir», asegúrate de que «calendar.google.com» esté allí. Recibirás notificaciones de Google Calendar mientras esté abierto en tu pestaña de Chrome. Cuando aparezca la notificación, haz clic en el botón «Snooze».
Desactiva las notificaciones
Para poder desactivar todas las notificaciones de Google Calendar, debes cambiar la configuración predeterminada de tu calendario. Puedes hacerlo desde la aplicación móvil o con un computador.
Para esto:
- Debes abrir la aplicación Google Calendar Calendar y seleccionar «Menú», que se encuentra arriba a la izquierda.
- Abajo de todo, toca «Ajustes y Configuración».
- Selecciona uno de tus calendarios y toca cualquier notificación.
- Elige la opción que dice «No notificar».
- Repite este paso con cada notificación para que dejen de aparecer.
Usa y modifica las respuestas rápidas
Si quieres ahorrar tiempo, te gustará este truco. Entra a «General», dentro de «Ajustes» en el menú derecho. Allí encontrarás la opción de respuesta rápida, donde puedes personalizar el mensaje que sepas que utilizas más.
Luego cuando abras un evento, donde están los tres botones está la opción de «Enviar correo a invitados». Al cliquear ahí, verás rápidamente el texto que programaste.
Crea listas de tareas con Google Task
Google Task es un panel complementario que puede utilizarse con distintas aplicaciones de Google, en este caso su propio calendario. Para activarlo, debes fijarte en la flecha que se encuentra en la porción lateral inferior de tu pantalla. Al presionar allí, verás como salen complementos a la izquierda como Keep y Tareas (Tasks).
Al seleccionarla, te permitirá crear tareas y establecer para qué momento debes tenerlas listas. Esto se verá en tu calendario, ya que ambas están relacionadas.
Establece objetivos con Google Fit
Google Fit es una aplicación para celulares, tabletas y otros equipos inteligentes, para llevar un registro preciso de tus rutinas de ejercicio, con cálculo de tiempo diario, semanal y mensual de entrenamiento. Al acceder con tu usuario de Google, se conecta directamente a tu calendario y te indica qué días y horas te corresponde entrenar.
Crea eventos desde otras aplicaciones
Al final que con Google Fit, existen numerosas aplicaciones que se sincronizan automáticamente con tu calendario, teniendo así más herramientas de las que tenías. Los mejores ejemplos son:
Google Assistant
El Asistente de Google es un asistente virtual desarrollado por Google con Inteligencia artificial, que está disponible principalmente en móviles y tabletas. Puedes pedirle que agregue eventos a tu agenda, que te informe sobre tu calendario, entre otras cosas.
Gmail
Cuando recibes correos electrónicos en Gmail con fechas u horas, puedes utilizarlos para crear eventos de Google Calendar sin salir de la bandeja de entrada.
Conoce todos los trucos de Gmail aquí.
Google Keep
Esta herramienta de Google sirve para añadir notas a tus eventos. Accede al menú de Google Calendar, sigue los pasos anteriormente mencionados para llegar a Google Task, pero en lugar de cliquear allí, presiona Google Keep.
Mensajes de texto
¿Quieres recibir los recordatorios directamente a tu celular como mensaje de texto? Es muy sencillo. Simplemente debes seleccionar una cita de tu calendario con la aplicación SMS Reminder abierta, luego añades los números de teléfono donde deseas que se envíen los recordatorios y listo.
Descarga complementos
Los complementos son aplicaciones externas que al ser descargadas se integran a tu interfaz de Google Calendar y te ofrecen algunas funciones adicionales. Para activarlos debes:
- Abrir el Calendario de Google.
- Hacer clic en en «Configuración Configuración» y luego «Obtener complementos». Todo esto en la esquina superior derecha.
- Buscar la herramienta que quieres usar con el calendario. Luego, haz clic en el nombre de la herramienta.
- Haz clic en «Instalar» y luego «Continuar».
Trucos para utilizar varios calendarios en simultáneo
A continuación una lista de trucos para modificar o compartir tu calendario.
Añade calendarios alternativos
Para esto debes ir al menú lateral izquierdo y hacer clic en «Ajustes», pulsar sobre la opción «General» y ahí encontrarás la opción «Añadir calendario alternativo».
Añade calendarios de intereses
A la izquierda, junto a «Otros calendarios», haz clic en «Agregar otros calendarios», luego selecciona «Explorar calendarios de interés». Así se pueden incluir eventos deportivos, históricos o medio ambientales a tu calendario.
Añade calendarios de otras personas
A la izquierda, junto a «Otros calendarios», haz clic en «Añadir» y coloca el URL del calendario que deseas incluir. Los cambios pueden tardar hasta 12 horas en aparecer.
Comparte tu calendario
Ve a «Mis calendarios» en el lateral izquierdo de la página. Para visualizarla, haz clic en la flecha hacia abajo. Coloca el cursor sobre el nombre del calendario que quieres compartir y haz clic en «Más» y después «Configurar y compartir».
En la sección «Compartir con determinadas personas», presiona en «Añadir personas».
Allí puedes añadir la dirección de correo electrónico de las personas con que lo desees compartir, y también puedes ajustar la configuración de tus permisos mediante el menú desplegable.
En este vídeo, Orlando, cofundador de Meaningful te explica más trucos para compartir tu calendario. ¡Échale un vistazo!
Deja de compartir un calendario
Coloca el cursor sobre el nombre del calendario que quieres dejar de compartir y cliquea en «Más» y luego «Configurar y compartir». Seguidamente ve a «Permisos de acceso» y desactiva la casilla «Compartir públicamente» para que otras personas no puedan verlo sin tu consentimiento.
Si lo que quieres es parar de compartir tu calendario con personas concretas a las que ya se lo compartiste previamente, debes ir a «Compartir con determinadas personas», escoges los usuarios y cliqueas en «Dejar de compartir».
Atajos de teclado
Afortunadamente, la aplicación Google Calendar cuenta con una interfaz muy amigable que nos permite activar ciertas funciones desde el teclado, con tan solo presionar una letra.
Es importante que actives las combinaciones de teclas para que funcione, debes ir a «Configuraciones», en la esquina superior derecha, para encontrar la sección de «Habilitar combinaciones de teclas», eliges «Sí» y «Guardar». Con ello comenzarán a funcionar.
Acá te mostraremos los atajos de teclado más utilizados:
Trucos solo para el móvil
A continuación, te compartimos una lista de trucos para tengas una experiencia desde el celular todavía más completa:
Crea un widget
Los widgets son herramientas interactivas que tienen el objetivo de facilitarte el acceso a ciertas funciones de las aplicaciones que has descargado en tu celular. Usualmente, en los celulares lo que permiten es que la aplicación salga de gran tamaño en tu menú de inicio para que accedas con gran facilidad.
Para hacer esto en iPhone o iPad, ve a la pantalla principal y mantenla presionada por varios segundos. En la porción superior derecha verás un signo de más (+), allí busca la aplicación de Google Calendar y podrás agregarla en tu pantalla principal del tamaño que gustes.
Las palabras claves son imágenes
La versión móvil de Google Calendar reconoce algunas palabras clave de eventos comunes como «ir a tomar cervezas», «cena», «escuela», «fútbol», «piscina» o «cine», por lo que automáticamente les añade una imagen de fondo de pantalla para poder diferenciar los eventos que las contienen.
Google ha diseñado una atmósfera digital amena y sencilla de utilizar, para que no olvides y tengas un orden de todas tus actividades cotidianas, e incluso, proporciona una mejor organización entre tu equipo de trabajo. Ahora ya conoces más de sus trucos para sacarle todavía más provecho.
Visita nuestra guía completa sobre trucos de Google y aprende mucho más de sus herramientas. En nuestro blog también encuentras funciones y trucos de otras aplicaciones o herramientas.
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