20 tips para lograr una videollamada perfecta

El avance de la tecnología y la creación de grandes corporaciones multinacionales ha llevado a que la comunicación a distancia sea el pan nuestro de cada día. Actualmente, las videollamadas son una de las herramientas más utilizadas para tener reuniones en remoto, ya sea por cuestiones de trabajo o para comunicarse con familiares y amigos.

Y justamente porque es tan frecuente, debemos estar preparados para participar en ellas de la mejor manera. Por eso, hoy te traemos 20 tips para lograr una videollamada perfecta. ¡Empecemos!

Tipos de videollamadas

La digitalización de las reuniones sociales y laborales ha llevado a la necesidad de crear una serie de reglas de etiqueta para que la comunicación online funcione igual de bien que la comunicación cara a cara. Estas reglas se conocen con el nombre de «netiquette», y se han vuelto imprescindibles para poder mantener una reunión virtual de manera eficiente.

Sin embargo, así como una conversación puede ser formal o casual dependiendo del contexto en que se lleva a cabo, las videollamadas pueden ser más rígidas o más laxas en cuanto a la aplicación de la netiquette. Dependiendo del propósito de la videollamada, podemos decir que estas son profesionales o personales, y cada una tiene una serie de implicaciones a considerar. 

Videollamadas profesionales

Las reuniones de trabajo son una de las principales formas de videollamada profesional. Especialmente en el caso de grandes empresas internacionales que tienen empleados alrededor del mundo, es una manera práctica de tenerlos a todos opinando sobre los próximos objetivos o el progreso de la compañía.

Precisamente en este tipo de videollamadas es necesario ser acuciosos en cuanto al cumplimiento de las normas de etiqueta virtual, pues el cumplimiento de protocolos hace que la información sea transmitida con menos distracciones.

Videollamadas personales

Si tienes familiares o amigos viviendo en otros países, seguramente alguna vez hiciste una videollamada para hablar con ellos. Esa es la otra gran ventaja de las videollamadas: nos acercan a los seres queridos que están lejos. En estos casos, la netiquette pierde un poco de relevancia, pues se trata de un contexto más afectivo.

12 Tips para que tus videollamadas sean más efectivas

Participar en reuniones virtuales se ha convertido en el pan de cada día, y cada vez nos familiarizamos más con esta actividad. Sin embargo, esto no quiere decir que podemos tomarnos a la ligera la netiquette, las especificaciones del software de videollamada o la calidad de los equipos que estamos utilizando para llevarla a cabo.

Por eso, a continuación te dejamos 21 tips para que tus videoconferencias sean efectivas y siempre dejes una buena impresión:

1. Organiza el espacio

Busca un espacio silencioso, preferiblemente una habitación cerrada, y que tenga un fondo neutro; es decir, sin pinturas, estantes u otros objetos que puedan ser distractores para ti o para quienes te ven a través de la pantalla. Asegúrate de que esté ordenado y que sea un lugar donde, además, estés a gusto y tengas a la mano lo que necesites.

2. Ten una buena iluminación

Es de suma importancia tener una buena fuente de luz cuando vas a realizar una videollamada, para que todos puedan verte con claridad. Lo preferible siempre es usar luz natural, y que esta proceda de un sitio frente a ti (es decir, si tienes una ventana en la habitación, siéntate de frente o diagonal a la misma para no quedar a contraluz).

Si no puedes usar luz natural, busca una buena lámpara de luz blanca y colócala frente a ti, más o menos al nivel de tu cara, para que la iluminación sea adecuada.

3. Cuida tu aspecto

El hecho de no tener a nadie en la misma habitación que tú no quiere decir que debes descuidar tu aspecto ni tu postura. Lo más recomendable es arreglarse para la reunión virtual tal como se haría si fuese una reunión en persona, así que evita aparecer en pijamas o sin peinarte el cabello.

4. Evita las distracciones

En una reunión virtual, lo mejor es que apagues las notificaciones de tu ordenador, pues el sonido se escucharía en la llamada y podría distraer a todos los participantes, dificultando la comunicación. Si se trata de reuniones de trabajo, es imprescindible que evites fondos virtuales llamativos y filtros. 

También debes tomar en cuenta que, si estás trabajando en una modalidad home office, el espacio que uses para tus reuniones virtuales debería estar libre de niños y mascotas, dentro de lo posible.

5. Conoce los puntos a discutir

Toda videoconferencia o reunión virtual formal debería tener una agenda y un propósito. Lo ideal es que conozcas los puntos que se discutirán de antemano para poder estar más atento, hacer las intervenciones pertinentes y aprovechar al máximo el tiempo invertido.

6. Presta atención

Sería de mal gusto que te encuentren distraído durante la discusión, por lo que debes asegurarte de poner toda tu atención en la videollamada, como lo harías si fuese una reunión en persona. Además de aplicar las recomendaciones de los dos puntos anteriores, utilizar audífonos puede ayudarte a concentrarte mejor, pues amortigua el ruido y las distracciones del espacio donde estás.

7. Sé un buen oyente y un buen hablante

La clave para tener una buena comunicación online es aplicar los mismos principios que si estuvieses en una conversación cara a cara. Por ende, lo ideal es que mires a tu interlocutor (es decir, a la parte de la pantalla donde aparece quien está hablando) en lugar de mirar tu propia miniatura en la pantalla, y que practiques escuchar activamente lo que dice. 

Si quieres intervenir, pide la palabra antes de hablar. Varias plataformas tienen la opción de «levantar la mano», y si no la tienen, puedes escribir por el chat anunciando que tienes algo que decir. Cuando hables, asegúrate de hacerlo con buena entonación, y recuerda que puedes valerte de gestos siempre y cuando no los exageres.

8. Mejora el rendimiento

Cierra todos los programas y ventanas que tengas adicionales a la plataforma de videollamada. Esto hará que todo se vea más fluido para ti y para los demás. Además, si vas a compartir pantalla, tener pocas ventanas abiertas te hará lucir bien y evitará que te equivoques abriendo la pestaña equivocada.

9. Asegura una conexión estable

Lo mejor es que planifiques realizar la videollamada desde un lugar con una buena conexión a internet. Si es posible, conecta tu ordenador directamente con un cable Ethernet, pues esto te dará más estabilidad que la conexión WiFi.

10. Pruébalo antes

Siempre es ideal que antes de conectarte a una videoconferencia, te asegures de que conoces la plataforma que utilizarás, de que te ves bien (es decir, que tienes tu imagen bien encuadrada y una buena iluminación) y de que tu micrófono funciona apropiadamente.

11. Usa equipos de calidad

Aunque quizás parezca un gasto innecesario, es ideal que tengas tu propia cámara, audífonos y micrófono de buena calidad. Los que vienen integrados en una laptop son útiles, pero si tienes videoconferencias con frecuencia, verás que su calidad aumenta al usar buenos equipos. Además, debes asegurarte de limpiarlos, especialmente el lente de la cámara.

12. Ten un plan B

Todo puede fallar, así que debes estar preparado para lo peor. Ten tu cargador a mano (por si tu ordenador se queda sin batería), así como tu celular (en caso de que tu ordenador falle por completo). Considera que plataformas como Google Meet y Zoom ofrecen la opción de unirse por llamada telefónica en caso de que tengan una conexión de internet inestable, o si así lo prefieres.

Lee aquí todos nuestros consejos para tener videollamadas en Zoom y todos los trucos que necesitas saber para Google Calendar.

Siguiendo estos sencillos consejos puede hacerte más proactivo, y definitivamente dejarás una buena impresión si los aplicas en tu día a día.

8 Tips para organizar las mejores videollamadas profesionales

Si te ha tocado organizar una videoconferencia o una reunión de trabajo en remoto, debes saber que puede llegar a ser una situación estresante. Por eso te dejamos 8 tips que te ayudarán a planificar videollamadas como un profesional:

13. ¿Realmente es necesaria una videollamada?

Lo primero que debes determinar es si los temas a tratar realmente ameritan que se realice una videollamada, considerando que esto implica una inversión del tiempo de trabajo de todos los participantes. Evita organizar todo un evento para discutir un tema que pudo haberse resuelto con un email.

14. Elige la plataforma ideal y aprovéchala al máximo

Actualmente, existen muchas plataformas que te permiten realizar videollamadas, como Zoom y Google Meet. Date a la tarea de buscar las especificaciones de cada una y elige la que mejor se adapte a las necesidades del grupo.

15. Convoca solo a los necesarios

Invita a la reunión solo a quienes realmente se beneficien de ello, y/o a quienes tengan la información de primera mano. Nuevamente, debes tener en mente que quienes se conecten están invirtiendo su tiempo en prestar atención.

16. Haz una agenda

Organiza los puntos y temas a tratar de manera que la reunión tenga una secuencia lógica y se pueda mantener el orden de ideas, incluyendo un buen manejo del tiempo durante la misma. Y no te olvides de compartirla con los involucrados con antelación para que la conozcan y se adapten a ella.

17. Sé puntual

Conéctate al menos 5 minutos antes de la hora de inicio de la reunión para que esta pueda iniciar a la hora pautada con todos los involucrados. Se vería muy mal que la reunión comience tarde porque quien la organizó no estaba presente a la hora indicada.

18. Charlar es necesario

Siempre comienza la reunión saludando a quienes están conectados, pregunta cómo han estado y permite que haya un pequeño tiempo de conversación amena, como sería en una reunión en persona. Esto además hace más llevadero el tiempo de espera para que se conecten quienes faltan.

19. Mantén el orden

Trata de que la agenda se siga lo mejor posible. Crea un sistema para llevar un orden de quienes desean hablar y ve que se respeten las normas básicas de comunicación.

20. Deja tiempo para discutir

Al finalizar la reunión, lo ideal es que haya un espacio para tener feedback del grupo, aclarar cualquier duda que haya quedado de la reunión y despedirse de forma amena.

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Al final del día, la videollamada perfecta es aquella que fluye sin inconvenientes y que permite que haya una comunicación efectiva entre las partes interesadas. Siguiendo estos sencillos consejos, puedes tener garantía de que tus reuniones virtuales serán más agradables.

Si quieres más consejos prácticos que te ayuden a crear pequeños hábitos para crecer tanto en el ámbito profesional como personal, revisa los artículos de nuestro blog.